Project Management Consulting

Kiedykolwiek decydujemy się na zrobienie czegoś, pójście gdzieś, zbudowanie czegoś, czy osiągnięcie czegoś, musimy znać odpowiedzi na kilka pytań. Co próbujemy zrobić? Kiedy rozpoczniemy? Czego będziemy potrzebować? Czy możemy zrobić to sami, czy potrzebna będzie pomoc? Jak długo to będzie trwało? Ile to będzie kosztowało? Są to typowe pytania, jakie są stawiane na początku każdego projektu, a odpowiedzi na nie są elementami składającymi się na zarządzanie projektem – definiującymi to, co chcemy zrobić, oraz najlepszy sposób zrobienia tego.
Ustrukturyzowane zarządzanie projektem oznacza zarządzanie projektem w logiczny, zorganizowany sposób, wykonując określone kroki.

Metodyka ustrukturyzowanego zarządzania projektem jest opisem tego logicznego, zorganizowanego podejścia. PRINCE2 jest metodyką ustrukturyzowanego zarządzania projektem. Omówiliśmy w skrócie czym jest ustrukturyzowane zarządzanie projektem i dlaczego PRINCE2 traktuje o tym.

Teraz kilka dalszych szczegółów metodyki PRINCE2. PRINCE2 twierdzi, że projekt powinien mieć:

• Zorganizowany i sterowany początek, to znaczy należy wszystko właściwie zorganizować i zaplanować, zanim się zacznie to realizować;
• Zorganizowany i sterowany przebieg, to znaczy, że po rozpoczęciu projektu należy zapewnić, by nadal przebiegał w zorganizowany i sterowany sposób;
• Zorganizowane i sterowane zakończenie, to znaczy, że po osiągnięciu tego, co chcieliśmy, a projekt został ukończony, trzeba uporządkować niedokończone sprawy.

W celu opisania, co w projekcie powinno być zrobione i kiedy, PRINCE2 określa kilka procesów, które obejmują wszystkie działania potrzebne projektowi od jego rozpoczęcia do zamknięcia. Organizowanie i sterowanie projektem oznacza, że potrzebujemy kogoś odpowiedzialnego za organizowanie i sterowanie – osoba ta jest nazywana Kierownikiem projektu. Kierownik projektu wybierze ludzi do wykonania prac związanych z realizacją projektu i będzie odpowiedzialny za zagwarantowanie, że te prace będą wykonane właściwie i na czas. Kierownik projektu opracowuje Plany projektu, które opisują, co zespół projektowy będzie faktycznie wykonywał i kiedy oczekuje się od niego zakończenia prac. Osoba, która płaci za realizację projektu jest nazywana klientem lub przewodniczącym komitetu sterującego. Osoba, która zamierza wykorzystać produkty lub rezultaty projektu, lub która będzie podlegała wpływowi projektu, nazywana jest użytkownikiem. W niektórych projektach klientem i użytkownikiem może być ta sama osoba. Osoba, która dostarcza specjalistycznych umiejętności do faktycznego wykonania prac w projekcie (np. zaprojektowanie i zbudowanie produktu końcowego) jest nazywana dostawcą lub specjalistą. Wszystkie te osoby powinny być zorganizowane a ich prace koordynowane tak, aby projekt dostarczył oczekiwane wyniki w ramach budżetu, na czas oraz o właściwej jakości.

Każdy projekt realizowany zgodnie z PRINCE2 musi mieć Komitet sterujący złożony z klienta (lub przewodniczącego), kogoś, kto może reprezentować stronę użytkownika, oraz kogoś reprezentującego wkład dostawcy lub specjalisty. W PRINCE2 są oni nazywani odpowiednio –

• Klientem,
• Głównym Użytkownikiem i
• Głównym Dostawcą.

Kierownik projektu regularnie raportuje Komitetowi sterującemu, informując go o postępach prac oraz wskazując na problemy, które może przewidzieć. Komitet sterujący odpowiada za podjęcie decyzji koniecznych Kierownikowi projektu do tego, by projekt mógł być kontynuowany a wszelkie problemy pokonane.

Zapewnienie niezależnego spojrzenia na to, jakie są postępy projektu, należy do obowiązków Nadzoru projektu. W PRINCE2 nadzór obejmuje trzy punkty widzenia projektu: biznesu, użytkownika i specjalisty. Każdy punkt widzenia jest odbiciem interesów trzech członków Komitetu sterującego. Nadzorowanie polega na sprawdzaniu, że projekt zachowuje sens w kategoriach kosztów i korzyści (nadzór biznesowy), sprawdzaniu, że wymagania użytkownika są spełniane (nadzór użytkownika) oraz że projekt dostarcza odpowiednich rozwiązań (nadzór specjalistyczny lub techniczny). W niektórych projektach nadzór jest sprawowany przez oddzielny zespół ludzi, nazywany Zespołem Nadzoru Projektu, ale prace związane z nadzorem projektu mogą być wykonywane przez poszczególnych członków Komitetu sterującego. W większości projektów jest do wykonania wiele prac administracyjnych, związanych z informowaniem wszystkich, organizowaniem narad, uaktualnianiem planów, śledzeniem spraw, utrzymywaniem dokumentacji itp. Często Kierownicy projektów wykonują te prace sami, szczególnie w mniejszych projektach. Jednak, kiedy równocześnie jest realizowanych kilka projektów, do pomocy Kierownikom projektów w tych pracach może być utworzone Biuro Wsparcia Projektów. Oprócz opisu różnych ludzi uczestniczących w projektach prowadzonych zgodnie z PRINCE2, oraz za co każdy z nich odpowiada, metodyka także wyjaśnia jak zarządzać ryzykiem, jak zarządzać jakością, a także jak sterować zmianami w projekcie. Zarządzanie ryzykiem dotyczy określania tego, co może pójść źle, i zaplanowania co zrobić, jeśli do tego dojdzie. Zarządzanie jakością dotyczy sprawdzania jakości prac wykonywanych w projekcie, albo poprzez ich testowanie lub poprzez dokonywanie przeglądu w pewien sposób. Zwykle w trakcie realizacji projektu pojawia się wiele zmian; ludzie zmieniają swoje zdanie, zachodzą inne wydarzenia, które oddziałują na to, co się robi w projekcie. PRINCE2 zawiera technikę sterowania wpływem zmian na projekt, by zapobiec temu, by projekt został skierowany w niewłaściwym kierunku. Tak więc, PRINCE2 jest metodyką zarządzania projektami. Pomoże ci określić, kto powinien być w nim zaangażowany i za co powinien odpowiadać. Daje ci zestaw procesów do wykorzystania i wyjaśnia, jakie informacje powinieneś gromadzić na tej drodze. Jednakże PRINCE2 nie wykona za ciebie pracy; nie może zagwarantować, że twój projekt zakończy się sukcesem. Dobre projekty, które dostarczają wyników o oczekiwanej jakości, na czas i w ramach budżetu zależą od jakości ludzi zaangażowanych, zaczynając od Komitetu sterującego, aż po poszczególnych członków zespołu projektowego. Po przeczytaniu tego krótkiego wprowadzenia do zarządzania projektem i PRINCE2, następną rzeczą do wykonania jest udział w szkoleniu i pogłębienie wiedzy